miércoles, 3 de septiembre de 2014
LA OFIMATICA-HISTORIA-HERRAMIENTAS Y EL OFFICE
Se llama ofimática al
conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan
en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y
procedimientos relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear,
manipular, transmitir, o almacenar, la información necesaria en una oficina.
Actualmente es fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o a Internet.
Cualquier
actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede ser automatizada o
ayudada por herramientas ofimáticas: dictado, mecanografía, archivado, fax,
microfilmado, gestión de archivos y documentos, etc.
La ofimática
comienza a desarrollarse en la década del 70, con la masificación de los
equipos de oficina que comienzan a incluir microprocesadores, dejándose de usar
métodos y herramientas por otras más modernas. Por ejemplo, se deja la máquina
de escribir y se reemplaza por computadoras y sus procesadores de texto e
incluso el dictado por voz automatizado.
Herramientas
de Ofimática
3.
Herramientas
de presentación multimedia.
5.
Utilidades:
agendas, calculadoras, etc.
Historia
La ofimática
o la automatización de la oficina moderna, comienza con la máquina de escribir
y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar tareas que antes eran
manuales.
Más cerca en
el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a incluir el
traspaso de información hacia medios electrónicos.
Pero la
revolución de la automatización llegó de la mano de las computadoras, en
especial de las computadoras personales en 1980. Aunque debemos recordar que
fue en el año de 1971 cuando comenzó la revolución en la que se empezaron a
hacer cada vez más de costumbre las tecnologías, las cuales ayudaron para
avanzar en la búsqueda de una sociedad más completa, en el ambiente laboral.
La ofimática
básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al poder de cálculo y
procesamiento de las computadoras), luego para el almacenamiento de información
(dado que la capacidad de almacenamiento crecía y se hacía más barato) y
finalmente el intercambio de datos (gracias a las facilidades de las redes, la
conexión a internet, etc.).
Ofimática en línea
Este tipo de aplicaciones permiten
crear y compartir el trabajo en línea. Los documentos se pueden crear desde
cero o importarlos a partir de archivos de texto, presentaciones y hojas de
cálculo existentes. Una de las principales aportaciones de estas herramientas
es que permiten compartir o editar documentos entre varios usuarios (o
simplemente visualizarlos) en tiempo real.
La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos, correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las
funciones propias del trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía,
archivado, copias, fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de
los teléfonos y la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un
concepto muy popular en los años 1970 y 1980, cuando las computadoras de
sobremesa se popularizaron.
Programas
comunes de Office
Word
Microsoft Word es el procesador de texto de
la suite. Word posee una posición dominante en el mercado de los
procesadores de texto. Su formato propietario DOC es considerado un
estándar de facto, aunque en su versión Word 2007 utiliza un nuevo
formato basado en XML llamado .DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar
y abrir documentos en el formato DOC. Word está también incluido en algunas
versiones de Microsoft Works. Está
disponible para las plataformas Microsoft Windows y Mac OS. La primera versión de Word, liberada en 1983, fue para
el sistema operativo MS-DOS y tuvo la distinción de introducir en el uso
del mouse a una gran cantidad de personas. Word 1.0 podía
ser comprado con un mouse, aunque era opcional. La siguiente primavera, Apple lanzó el Mac, y Microsoft desarrolló Word para
Mac, el cual se convirtió en la aplicación más popular para este sistema.
Requería (como todas las aplicaciones para Mac) la utilización de un ratón.
Extensiones
comunes: .doc (Word 97-2003), .docx
(Word 2007-2010), .dot, rtf (todas).
Excel
Microsoft Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo,
originalmente llamado Multiplan.3 Al igual que Microsoft Word, posee actualmente
un mercado dominante. Fue originalmente el más fuerte competidor del entonces
popular Lotus 1-2-3, y en
tercera posición estuvo Quattro Pro; pero eventualmente Excel se vendió más, se
popularizó y se convirtió en el estándar de facto. Está disponible para
plataformas Windows y Macintosh.
PowerPoint
Es un muy popular programa para
desarrollar y desplegar presentaciones visuales en entornos Windows y Mac. Es usado para crear diapositivas multimediales, es decir,
compuestas por texto, imágenes, sonido, animaciones y vídeos. Office Mobile para Windows Mobile 5.0 y versiones posteriores poseen una versión
de PowerPoint llamada PowerPoint Mobile. Esta versión reducida permite incluso
agregar vídeos y sonido a las diapositivas.
Outlook/Entourage
Microsoft Outlook (no confundir con Outlook Express) es un
administrador de información personal y un complejo cliente de correo
electrónico. El reemplazo para Windows, Microsoft Mail y Schedule+ comenzó
en la versión 97 de Office. Incluía un cliente de correo electrónico, un
calendario, un administrador de tareas y un directorio de contacto. Aunque
históricamente ha estado disponible para Mac, el equivalente más cercano
para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual
ofrece un conjunto más reducido de funcionalidades.
Otros componentes
(versión para Windows)
Microsoft Access: Edición de bases de
datos.
Microsoft InfoPath: Edición de
formularios basados en XML.
Microsoft OneNote: Software para
facilitar la toma de notas caseras o para reuniones, la recopilación de
información, y la colaboración multiusuario.
Microsoft Project: Software de
administración de proyectos (no se incluyó en ninguna edición hasta el
momento).
Microsoft Publisher: Diseño de
publicaciones y páginas web (autoedición).
Microsoft SharePoint Workspace:
Software P2P dirigida a grupos de trabajo.
Microsoft Visio: Editor de gráficos
vectoriales (no se incluyó en ninguna edición hasta el momento).
Microsoft Lync: Cliente de
comunicaciones orientado para conferencias y reuniones en tiempo real (conocido
como Office Communicator de Microsoft en Office 2007, incluido con Professional
Plus y Enterprise).
Componentes que ya no forman parte de
la familia Microsoft Office:
Microsoft SharePoint Designer: Editor
de páginas Web WYSIWYG orientado a la personalización de aplicaciones de
SharePoint. Considerado como uno de los sucesores de Microsoft FrontPage,
aparte de Expression Web.
lunes, 25 de agosto de 2014
domingo, 24 de agosto de 2014
sábado, 23 de agosto de 2014
LA CENTRALIZACION VS LA DESCENTRALIZACION
LA CENTRALIZACION VS LA DESCENTRALIZACION
La
centralización y la descentralización constituyen dentro de una organización
extensiones de la delegación. La centralización se trata de que en todo un
sistema u organismo existe o encontramos un cerebro u dirección que son el
poder de donde parten órdenes o decisiones, las cuales ponen en funcionamiento
a cada una de las partes de este organismo. Mientras que en la descentralización
este poder y toma de decisiones se dividen y
pasan a núcleos más específicos. En una organización debe procurarse la
mejor utilización posible de las facultades de todo el personal. La medida de
la centralización o descentralización puede ser variable, ya que el valor
absoluto y relativo del jefe y de los agentes están sujetos a continua
transformación.
En América Latina la descentralización apareció
con fuerza en la década de los años 90 influido por dos circunstancias que
fueron factores claves para enrumbar este proceso: a) La salida de Gobiernos
Dictatoriales dejando su lugar a regímenes democráticos y b) Las Reformas
Económicas de los años 90. La descentralización fue un proceso que tuvo
constantes luchas políticas antes de arribar al siglo XXI La descentralización
del gobierno tiene que considerarse un fenómeno global. En Latinoamérica, los
procesos de descentralización se han acelerado de manera significativa en los
años 80 y en naciones tan distintas como Brasil, Chile, Argentina, Bolivia,
Ecuador, Colombia, Perú y Guatemala.
Bases
teóricas.
Según Henry Fayol nos dice: La Centralización y
Descentralización son dos caras de una misma moneda. Weber (1947). Nos explica
de la distinción básica entre poder y autoridad. El poder involucra la fuerza y
sólo es un factor importante como proceso interno en las organizaciones en
casos como: campamentos, de mano de obra esclava, algunas prisiones, algunas
escuelas y cosas relacionadas. En cambio, la autoridad es una forma de poder
que no implica poder, más bien involucra una “suspensión de juicio” de parte de
sus receptores. Se ejecutan las directrices o las órdenes, porque se cree que
deben de llevarse a cabo.
Centralización
La Centralización
es una tendencia a concentrar la autoridad de toma de decisiones en un grupo
reducido de personas; no hay delegación. Toda actividad es realizada por el
administrador, que tiene reservados para sí la iniciativa y el poder decisión,
la potestad de ejercer las funciones respectivas, existiendo una obvia
subordinación de los órganos locales a aquel. La acción depende del Jefe del
Órgano directamente, pues su posición implica una gran responsabilidad.
Definimos a la centralización como un aspecto de la administración, como la
tendencia a restringir la delegación en la toma de decisiones, en la que se
mantiene un alto grado de autoridad en los niveles superiores.
La centralización no es un sistema de administración
bueno o malo en sí, pudiendo ser adoptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o la influencia de las
circunstancias; pero ella existe siempre, en mayor o menor grado. La cuestión
de la centralización o descentralización es una simple cuestión de medida. Se
trata únicamente de hallar el límite favorable a la empresa.
Tipos de centralización:
- Centralización
del desempeño: Nos referimos a que hay concentración geográfica; es
característica de, por ejemplo, una compañía que opera en un solo lugar.
- Centralización departamental: Cuando generalmente las
actividades especializadas se concentran en un departamento; el mantenimiento
de una planta, por ejemplo, puede ser responsabilidad de un solo departamento.
- La centralización como un aspecto de la administración:
Es la tendencia a restringir la delegación de la toma de decisiones. En la
estructura organizacional, los administradores que mantienen un elevado grado
de autoridad al más alto nivel o cerca del mismo.
Ventajas y desventajas:
Ventajas:
• Menores costos, por tener que disponer de menor
cantidad de personal de apoyo repartido en las actividades primarias.
• Unidad de manejo y de criterios en la organización y
mayor control.
Desventajas:
• La demora en la toma de decisiones y en la atención a
las necesidades de las actividades primarias puede resultar muy onerosa por los
costos de un personal que no puede actuar y eventualmente de unos ingresos que
se dejan de percibir.
• Puede generar paquidermia en la organización.
• Por los bajos niveles de autonomía, hay también bajos
niveles de autocontrol en la medida en que los resultados sólo dependen en
pequeña medida del nivel local.
Descentralización
La
descentralización es el proceso durante el cual partes del poder gubernamental
y de la responsabilidad de éste se traspasa desde el nivel central nacional a
los niveles municipales y/o estatales/provinciales. Esto significa que los
servicios ofrecidos por el Estado, por ejemplo salud, asistencia médica,
educación, autoridades policiales etc. se trasladan a la responsabilidad local
y/o regional. Normalmente, tres criterios o condiciones fundamentales se
mencionan al discutir la descentralización: la existencia de entidades
territoriales para administrar, el derecho del pueblo a elegir sus propios
líderes locales/regionales, y la capacidad de autofinanciamiento de las
distintas entidades territoriales. La descentralización supone una
transferencia del ejercicio de poder; en sí acerca las decisiones económicas y
políticas a quienes conciernen, y asimismo contribuye a una mayor posibilidad
en cada individuo de influir más en su propio futuro socio-político- económico.
El significado del concepto de descentralización se puede comprender mejor
cuando se compara con su opuesto: la centralización: La centralización y
descentralización política y administrativa describen sobretodo una jerarquía
espacial de poder. La centralización puede describirse como un esquema
piramidal de gobierno en donde las decisiones se concentran en el máximo
vértice del Estado. En la práctica probablemente no funcionaría un sistema
completamente centralizado ni descentralizado, por lo menos no hasta el grado
de calificarse como un sistema. Descentralización es por ende más un proceso
que un sistema y además se presenta tan multi- dimensional que teóricamente
funciona más bien como un concepto paraguas para cubrir las descripciones de
varios procesos.
Tipos
de descentralización:
• La
descentralización vertical: Consiste en la delegación del poder de toma de
decisión que desciende por la cadena de autoridad, desde la cumbre estratégica
a la línea media. El enfoque aquí es sobre el poder formal.
• La
descentralización horizontal: Se refiere al desplazamiento del poder fuera de
la estructura de línea. Normalmente, el poder formal recae en los funcionarios
de línea (gerentes, jefes, etc.). Sin embargo, los analistas y asesores que
constituyen el "staff", a pesar de no ser investidos formalmente de
poder, recordemos el llamado principio de línea y staff, en la realidad suelen
pesar en la toma de decisiones en virtud de la influencia que tienen sus
sistemas de normalización y también de su conocimiento especializado, que les
dota frecuentemente de prestigio (poder del experto).
Ventajas
y desventajas:
Ventajas:
• Libera
a la Alta Dirección de parte de la carga en la toma de decisiones y obliga a
los administradores de los niveles superiores a delegar.
•
Estimula la toma de decisiones y la aceptación de autoridad y responsabilidad.
• Da
a los administradores más libertad e independencia para tomar decisiones.
•
Fomenta el establecimiento y el uso de controles amplios que pueden aumentar la
motivación.
•
Hace posible las comparaciones de desempeño de diferentes unidades
organizacionales.
•
Fomenta el desarrollo de gerentes de todo nivel.
•
Ayuda en la adaptación a un ambiente rápidamente cambiante
Desventajas:
• Hace más difícil la aplicación de una
política uniforme.
•
Aumenta la complejidad de la coordinación de unidades organizacionales
descentralizadas.
•
Puede dar como resultado la pérdida de cierto control por parte de los
administradores de los niveles más altos.
•
Puede quedar limitada por técnicas de control inadecuadas.
•
Puede estar restringida por sistemas inadecuados de planeación y control.
•
Puede estar limitada por la disponibilidad de administradores calificados.
•
Incremento de costos por la tendencia de las unidades descentralizadas a formar
sus propios equipos de especialistas.
•
Problemas en los procesos de comunicación que provocan distorsiones e
ineficiencia.
•
Riesgo de exagerar la importancia de las submetas, priorizándolas sobre las
metas principales de la organización.
La
centralización no es un sistema de administración bueno o malo en sí, pudiendo
ser adoptado o abandonado según la voluntad de los dirigentes o la influencia
de las circunstancias; pero ella existe siempre, en mayor o menor grado.
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